Giới thiệu module Purchase Order

[bsd solutions]

Module PO của Sage ACCPAC hỗ trợ bạn quản lý toàn bộ hoạt động của phòng mua hàng từ việc thiết lập các phiếu yêu cầu mua hàng, tạo các đơn đặt hàng, cho đến các thông tin báo cáo của nhà cung cấp, trả hàng,….

Với module ACCPAC PO, nhà quản lý luôn được

• Áp dụng qui trình quản lý tiên tiến vào doanh nghiệp của bạn
• Luôn có trong tay thông tin về trạng thái của các đơn đặt hàng, số lượng đặt hàng của một đơn hàng nào đó, số lượng nhận hàng cho đơn hàng đó, số lượng nhà cung cần phải giao hàng cho doanh nghiệp là bao nhiêu.
• Quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh cho từng đơn hàng (như chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, chi phí bốc xếp,…) và phân bổ các chi phí này vào kho
• Các thông tin thống kê như thống kê tổng quát, hoặc chi tiết các PO mà doanh nghiệp đã đặt hàng cho nhà cung cấp XYZ nào đó, thống kê về số lượng của mặt hàng ABC nào đó mà mình đã đặt cho nhà cung cấp nào đó
• Quản lý và đánh giá việc trả hàng lại cho nhà cung cấp, từ đó có được thông tin về chất lượng của các nhà cung cấp cho doanh nghiệp mình
• In các form mẫu theo đúng yêu cầu form mẫu của doanh nghiệp.

Màn hình tổng thể các chức năng của ACCPAC PO như bạn thấy sau đây

Với PO Transaction là tập các nghiệp vụ của module ACCPAC PO như bạn thấy sau đây với các chức năng Requisition Entry, Purchase Order Entry, Receipt Entry, Invoice Entry, Return Entry, Credit/Debit Note Entry, và Copy Purchase Orders

• Requisition Entry dùng để thiết lập các phiếu yêu cầu đặt hàng
• Purchase Order Entry thiết lập các đơn đặt hàng cho nhà cung cung cấp
• Receipt Entry thiết lập các phiếu nhận hàng một khi nhà cung cấp giao hàng cho doanh nghiệp của bạn. Với một đơn đặt hàng, bạn có thể nhận hàng làm nhiều lần khác nhau, và ngược lại, với một lần nhận hàng, bạn có thể nhận từ nhiều đơn đặt hàng khác nhau
• Invoice Entry thiết lập các hóa đơn một khi bạn nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Với một hóa đơn, có thể là của nhiều phiếu nhận hàng khác nhau, và ngược lại, mới một phiếu nhận hàng, có thể có nhiều hóa đơn khác nhau. Các hóa đơn này sẽ được chuyển vào module ACCPAC AP, mà ở đó, bộ phận kế toán tài chính sẽ quản lý việc chi trả cho nhà cung cấp
• Return Entry thiết lập cho các nghiệp vụ trả hàng lại cho nhà cung cấp
• Credit/Debit Note Entry thiết lập các phiếu ghi tăng giảm cho các việc trả hàng, nhập sai hàng,…
• Copy Purchase Order hỗ trợ bạn thiết lập các đơn đặt hàng từ một đơn đặt hàng đã có sẵn

Các báo cáo cho module ACCPAC PO bao gồm các báo cáo chính sau đây

• Transaction Listing cung cấp báo cáo tổng hợp (hoặc chi tiết) cho các nghiệp vụ phát sinh của module PO
• Shippable Backorder cung cấp các thông tin mà nhà cung cấp cần phải giao hàng cho doanh nghiệp sau khi đã giao một phần của đơn đặt hàng
• Purchase History cung cấp thông tin chi tiết về các đơn đặt hàng theo nhà cung cấp, theo sản phẩm,..
• Aged Purchases cung cấp các thông tin về các đơn đặt hàng còn tồn đọng chưa được kết thúc theo khung thời gian 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày hoặc hơn 90 ngày

Với mỗi doanh nghiệp, ban sẽ có các form mẫu cho doanh nghiệp của mình, và Sage ACCPAC PO hỗ trợ bạn thiết kế các form mẫu phù hợp với yêu cầu form mẫu của doanh nghiệp bạn, và bao gồm các form mẫu sau đây

Với Sage ACCPAC PO, thì bạn có thể tạo các PO (đơn đặt hàng) từ nhiều nguồn khác nhau sau đây

• Create POs from Requisitions hỗ trợ bạn tạo các đơn đặt hàng từ các phiếu yêu cầu mua hàng. Một phiếu yêu cầu đặt hàng, bạn có thể có nhiều đơn đặt hàng (PO) và ngược lại, với một đơn đặt hàng, có thể là của nhiều phiếu yêu cầu mua hàng khác nhau
• Create POs from IC hỗ trợ bạn tạo các đơn đặt hàng từ các thiết lập của module Inventory về tồn kho an toàn, mà theo đó, khi thỏa mãn các điều kiện về tồn kho ản, toàn, hệ thống sẽ tạo ra các đơn đặt hàng dựa vào điểm tồn kho thấp nhất, điểm đặt hàng, và số lượng đặt hàng.
• Create POs from OE hỗ trợ bạn tạo các PO từ các đơn đặt hàng của khách hàng của bạn (thường được gọi là đơn đặt hàng tay ba)

Và đây là màn hình thống kê và truy vấn thông tin của ACCPAC PO

Phần setup, ACCPAC PO hỗ trợ bạn thiết kế các yêu cầu phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp mà bạn có

• Vendor Contract Cost giá mua hàng của một mặt hàng nào đó ứng với nhà cung cấp nào đó
• Additional Cost là các chi phí phát sinh khi nhận hàng như chi phí bảo hiểm, chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp,…

[bsd solutions]

module ACCPAC sẽ tích hợp với các module khác như sau

Tích hợp với module AP (kế toán phải trả)
Khi bạn thực hiện một đơn đặt hàng, nhà cung cấp cho đơn đặt hàng của bạn được lấy từ danh sách các nhà cung cấp mà module ACCPAC AP quản lý (xem thêm về ACCPAC AP tại đây)

Khi bạn nhận các hóa đơn của nhà cung cấp cho các đợt giao hàng của nhà cung cấp, các hóa đơn này sẽ được chuyển cho module ACCPAC AP một cách tự động, và từ đây, bộ phận kế toán dựa vào thời gian trả tiền để trả tiền cho nhà cung cấp.

Tích hợp với module IC (kế toán kho)
Khi bạn tạo các yêu cầu đặt hàng, đơn đặt hàng,.. thì danh mục mặt hàng được module ACCPAC PO nhận từ module ACCPAC IC (Inventory Control)

Ở module IC, ngoài việc cung cấp danh mục mặt hàng, còn cung cấp thông tin về Item Code của nhà cung cấp, điều này hỗ trợ khi bạn in ấn các đơn đặt hàng gởi cho nhà cung cấp, các Item Code và Item Name trên các PO là tên theo cách gọi của nhà cung cấp, nhằm làm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện các PO

Ngoài ra, ở module ACCPAC IC, bạn thiết lập các qui định về tồn kho an toàn (mức độ thấp nhất có trong kho, điểm đặt hàng lại, số lượng đặt hàng lại,...) và module ACCPAC PO sử dụng các thông tin này để tự động tạo ra các đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.

Sau khi bạn nhận hàng từ nhà cung cấp cho các đơn hàng, thì số lượng trong kho sẽ được tăng lên, và nếu bạn trả hàng về cho nhà cung cấp thì số lượng tồn kho sẽ được giảm xuống.

Tích hợp với module OE (kế toán bán hàng)
Bạn có thể tạo ra một đơn đặt hàng từ các đơn bán hàng của bộ phận bán hàng (một hình thức mua bán tay ba, trung gian)

Hình trên cho bạn thấy rằng bạn có thể tạo một PO từ các yêu cầu đặt hàng, từ module ACCPAC IC và từ ACCPAC OE

Tích hợp với module PJC (Project and Job Cost)
Khi doanH nghiệp sử dụng module ACCPAC PJC, thì khi tạo các đơn đặt hàng, ACCPAC sẽ hỏi bạn đặt hàng cho Contract nào, giai đoạn nào, và chi phí gì,.... cho dự án đó. (chúng ta sẽ nghiên cứu chi tiết ở module ACCPAC PJC sau này)

Tích hợp với module AM (Asset Management)
Bạn có thể đặt hàng cho nhà cung cấp, nhận hàng về và mặt hàng này trở thành tài sản cố định của doanh nghiệp của bạn (chúng ta sẽ nghiên cứu chi tiết ở module ACCPAC AM sau này)

[nana789]

Chào BSD

Trong module PO của ACCPAC, tôi có thể xây dựng qui trình mua hàng như phải có các approve của sếp thì mới có thể chuyển từ các yêu cầu đặt hàng sang các PO, lựa chọn các nhà cung cấp cho một đơn hàng, hoặc quản lý các đơn đặt hàng dài hạn không?


cám ơn trước

[phuton.bsd]

@nana789,

Đó là module Purchasing Workflow một giải pháp của third party của Sage ACCPAC. Bác có thể xem trên forum 3rd party để có thêm thông tin nhé. Bác cập nhật bài viết này nhé.